Confidentialité

Qui nous sommes et portée de la politique

Carelytics (« Carelytics », « nous ») offre une plateforme de gestion pour les cliniques dentaires canadiennes : RH, horaires, préparation de la paie, finances, recrutement, engagement, analytique, communication patients et inventaire (la « Plateforme »), et exploite le site carelytics.io (le « Site »).

Cette politique couvre les renseignements personnels que nous traitons dans trois situations :

• Visiteurs du Site et clients potentiels - les personnes qui consultent le Site ou nous demandent une démo.
• Clients et leurs utilisateurs - les cliniques dentaires abonnées à Carelytics ainsi que les propriétaires, gestionnaires et membres d'équipe qui l'utilisent.
• Renseignements traités pour le compte des cliniques - par exemple les dossiers d'employés et les renseignements sur les patients synchronisés depuis un logiciel de gestion de cabinet (GDC). Pour ces renseignements, la clinique dentaire est l'organisation qui en a le contrôle, et Carelytics agit comme son fournisseur de services, selon ses instructions.

Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), les lois provinciales applicables (y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25) et les obligations de confidentialité auxquelles les professionnels de la santé au Canada sont tenus lorsqu'ils font appel à des fournisseurs de services.

Renseignements recueillis

Sur le Site

• Demandes de démo et messages : votre nom, votre courriel professionnel, votre numéro de téléphone (facultatif), le nom de la clinique, votre rôle, le nombre d'emplacements, la province, votre logiciel de gestion et tout ce que vous choisissez de nous écrire.
• Renseignements d'utilisation : pages consultées, liens cliqués, site de provenance, emplacement approximatif déduit de l'adresse IP, type de navigateur et d'appareil, et paramètres de campagne (comme les balises UTM) - recueillis au moyen de témoins (cookies) et de technologies semblables (voir « Témoins »).

Lorsqu'une clinique utilise la Plateforme

• Renseignements de compte : noms, courriels professionnels, numéros de téléphone, rôles, emplacements et activité de connexion des personnes qui utilisent la Plateforme.
• Renseignements de facturation : la personne-ressource et l'adresse de facturation de l'organisation abonnée, les détails de l'abonnement et l'historique des paiements. Les données de carte sont traitées par notre fournisseur de paiement; nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Renseignements sur l'équipe saisis par la clinique : profils d'employés, documents et signatures, horaires, banques de congés, pointages (y compris l'emplacement utilisé pour vérifier un pointage, si la clinique active cette fonction), données de paie, évaluations, bravos et rétroaction anonyme, et candidatures.
• Renseignements de la clinique et des patients synchronisés depuis le GDC : rendez-vous, production et encaissements, rappels et traitements, et coordonnées des patients nécessaires aux confirmations, rappels et demandes d'avis.
• Communications : messages envoyés au moyen de la Plateforme (par exemple, confirmations de rendez-vous par texto ou courriel) et échanges avec notre équipe de soutien.

Nous ne demandons pas plus de renseignements que nécessaire aux fins décrites ci-dessous, et les cliniques contrôlent ce qu'elles connectent et activent.

Utilisation des renseignements

• Fournir, sécuriser, maintenir et soutenir la Plateforme et les fonctions activées par chaque clinique.
• Répondre aux demandes de démo et aux questions, et organiser et présenter les démos.
• Facturer les clients et gérer les abonnements, y compris la garantie de remboursement de 60 jours.
• Envoyer des messages de service, comme des alertes de sécurité, des changements au produit et les résumés configurés par une clinique.
• Comprendre l'utilisation du Site et de la Plateforme afin de les améliorer, à partir de renseignements agrégés ou dépersonnalisés dans la mesure du possible.
• Prévenir la fraude, le pourriel et les abus, et respecter nos obligations légales.

Nous utilisons les renseignements sur les patients uniquement pour fournir la Plateforme à la clinique à laquelle ils appartiennent, selon ses instructions. Nous ne les utilisons jamais pour faire de la promotion auprès des patients pour notre propre compte, et nous ne les vendons jamais.

Intelligence artificielle

Certaines fonctions de la Plateforme utilisent l'intelligence artificielle, par exemple pour préparer le résumé du caucus du matin, rédiger un message ou répondre à une question sur les chiffres d'une clinique. Lorsque nous transmettons des renseignements à un modèle d'IA pour ces fonctions :

• Les renseignements sur les patients sont d'abord dépersonnalisés. Les noms et coordonnées des patients ne sont jamais transmis aux modèles d'IA.
• Les chiffres sont calculés par notre propre moteur d'analytique à partir des données vérifiées de la clinique; l'IA se contente de les formuler.
• Nous n'autorisons pas les fournisseurs d'IA à utiliser les données des cliniques pour entraîner leurs modèles.
• Les gens gardent le contrôle : la clinique révise les ébauches avant tout envoi.

Consentement et choix

Nous nous appuyons sur votre consentement, donné lorsque vous soumettez un formulaire, vous inscrivez ou utilisez la Plateforme, ou implicite lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que nous utilisions vos renseignements à une fin donnée (par exemple, répondre à une demande de démo). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles; nous vous indiquerons si ce retrait a une incidence sur ce que nous pouvons offrir.

Nous n'envoyons pas de courriels de marketing aux personnes qui demandent une démo sans leur accord, et chaque message de marketing comprend un moyen de se désabonner, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Les patients qui reçoivent des messages de leur clinique dentaire par l'intermédiaire de Carelytics peuvent se désabonner à partir du message lui-même (par exemple, en répondant ARRÊT à un texto). Les cliniques sont responsables d'obtenir le consentement nécessaire pour communiquer avec leurs patients.

Communication des renseignements

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel. Nous les communiquons uniquement :

• À nos fournisseurs de services qui nous aident à exploiter le Site et la Plateforme - par exemple l'hébergement infonuagique, l'envoi de courriels et de textos, le traitement des paiements, la surveillance des erreurs, les outils de soutien, l'analytique et le traitement par IA. Ils ne peuvent utiliser les renseignements que pour nous fournir leur service, en vertu d'ententes écrites exigeant une protection adéquate.
• Aux intégrations qu'une clinique choisit de connecter, comme son GDC, son logiciel comptable ou son fournisseur de paie, selon les instructions de cette clinique.
• Au sein de l'organisation d'un client, selon les rôles et permissions définis par la clinique.
• Pour des raisons juridiques, lorsque la loi, une ordonnance d'un tribunal ou une demande valide d'une autorité publique l'exige, ou pour protéger les droits, la sécurité et les biens de Carelytics, de nos clients ou d'autres personnes.
• Lors d'une transaction commerciale, comme une fusion ou une vente d'actifs, si le destinataire s'engage à protéger les renseignements conformément à cette politique.

Lieu de conservation

Les données de la Plateforme, y compris les renseignements des cliniques et des patients, sont hébergées au Canada.

Certains fournisseurs de services que nous utilisons pour des fonctions limitées (par exemple, l'envoi d'un courriel ou d'un texto, ou le traitement d'un paiement) peuvent traiter à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, les renseignements nécessaires à cette fonction. Le cas échéant, ces renseignements sont protégés par contrat et peuvent être assujettis aux lois de ce territoire. Les renseignements sur les patients ne sont pas transférés à l'extérieur du Canada pour l'analytique ou le traitement par IA.

Protection des renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :

• Le chiffrement des données en transit (TLS) et au repos.
• L'accès selon les rôles dans le compte de chaque clinique, contrôlé par la clinique.
• Un accès restreint et journalisé pour le personnel de Carelytics, accordé seulement lorsque c'est nécessaire pour fournir ou soutenir le service.
• Un historique des modifications importantes, des sauvegardes et de la surveillance.
• Des obligations de confidentialité pour notre équipe et nos fournisseurs de services.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons les clients concernés sans délai indu afin qu'ils puissent remplir leurs propres obligations, et nous aviserons les personnes concernées et les autorités lorsque la loi l'exige.

Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites ou exigé par la loi.

• Les demandes de démo qui ne mènent pas à un abonnement sont supprimées ou anonymisées dans les 24 mois suivant notre dernier contact.
• Les données d'une clinique sont conservées tant que son abonnement est actif. Après l'annulation, la clinique peut exporter ses données pendant 30 jours; nous les supprimons ensuite dans les 90 jours, à l'exception des sauvegardes qui expirent selon leur cycle normal et des documents que la loi nous oblige à conserver (comme les dossiers de facturation).
• Les données techniques utilisées pour prévenir les abus (comme les adresses IP liées aux formulaires) sont conservées jusqu'à 90 jours.

Vos droits

Sous réserve de la loi, vous pouvez nous demander :

• De vous indiquer quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et comment nous les utilisons, et de vous en remettre une copie.
• De corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• De retirer votre consentement ou de cesser d'utiliser vos renseignements à des fins de marketing.
• De supprimer vos renseignements, ou (lorsque la loi québécoise s'applique) de cesser de les diffuser ou de vous les transmettre dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Écrivez à info@carelytics.io. Nous répondrons dans un délai de 30 jours et pourrions devoir d'abord confirmer votre identité. Aucuns frais ne s'appliquent à une demande raisonnable.

Patients : si votre clinique dentaire utilise Carelytics, c'est elle qui contrôle vos renseignements. Veuillez communiquer directement avec votre clinique; nous l'aiderons à répondre à votre demande.

Témoins (cookies)

Le Site utilise des témoins et des technologies semblables :

• Témoins essentiels qui permettent au Site de fonctionner et de rester sécuritaire.
• Témoins d'analytique qui nous indiquent comment les visiteurs utilisent le Site, afin de l'améliorer.
• Témoins de marketing qui nous aident à mesurer notre publicité et à savoir quelles campagnes amènent des visiteurs.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur; le Site fonctionnera toujours, mais certaines fonctions pourraient être limitées. La Plateforme utilise uniquement les témoins nécessaires pour vous connecter et sécuriser votre session.

Enfants

Le Site et la Plateforme s'adressent aux professionnels dentaires et à leurs équipes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d'enfants. Les renseignements sur les patients mineurs sont traités uniquement pour le compte de leur clinique dentaire, avec les protections décrites dans cette politique.

Modifications de la politique

Nous pourrions mettre à jour cette politique au gré de l'évolution de nos services ou de la loi. Nous publierons la nouvelle version ici avec une nouvelle date de mise à jour et, si les changements sont importants, nous en aviserons les clients par courriel ou dans la Plateforme avant leur entrée en vigueur.

Nous joindre

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de cette politique. Pour toute question, demande ou plainte, écrivez à info@carelytics.io.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, à la Commission d'accès à l'information.